REGLEMENT INTERIEUR

Maj au Comité Directeur du 03 octobre 2023 à Boves  

ARTICLE 1 – Composition du bureau :

La composition du bureau sera décidée par le Comité Directeur. Le bureau sera composé au minimum d’un Président, d’un secrétaire général et d’un trésorier.

ARTICLE 2 : Comité directeur :

1. Le nombre de membres du comité directeur est de minimum 20 membres au maximum 38 membres.
2. Devra obligatoirement être en possession d’une licence délivrée par la FFSA pour l’année en cours. Elle sera renouvelée chaque année au plus tard fin Janvier, faute de quoi, il sera considéré comme démissionnaire.
3. A l’obligation d’assister à plus de 60% des réunions (physiques ou par visio-conférence) organisées au cours de l’année. En cas d’absences supérieures à 60%, le bureau de la ligue pourra le déclarer démissionnaire.
4. A l’obligation d’avoir une adresse mail personnelle, de pouvoir télécharger le logiciel « TEAMS », de consulter au moins une fois toutes les 48 h cette même boite et se doit de répondre sans délais aux mails qui lui sont envoyés. 

ARTICLE 3 : Commissions spécialisées :

1. Le Comité directeur décide de la mise en place ou de la suppression de commissions spécialisées. Il définit leurs missions et les objectifs.
2. Une commission est composée d’un président membre du comité directeur et de membres désignés par le Comité directeur, ces derniers étant membres ou non du comité directeur.
3. Le nombre de membre est limité à un maximum de 12 par commission.
4. Le Président de la commission décide des lieux, dates et heures de ces réunions. Un compte rendu (écrit) à l’attention du comité directeur, sera obligatoirement établi après la tenue d’une réunion. Le Président présentera les propositions lors d’une réunion du Comité directeur.
5. Le mandat des membres d’une commission prend fin en même temps que celui du Comité Directeur.

ARTICLE 4 : Désignation des représentants aux CDSR :

Les représentants aux CDSR seront désignés chaque année par le bureau de la ligue. Ils s’engagent à assister aux réunions préfectorales pour lesquelles ils seront convoqués, ou en cas d’impossibilité, de se faire remplacer. Ils doivent faire à la ligue un compte rendu du contenu de la réunion dans les plus brefs délais. Un représentant défaillant peut être révoqué sans délai et remplacé en cours de mandat.  

ARTICLE 5 : Cotisations ASA / Ligue :

Chaque année, les ASA de la ligue devront payer à la ligue avant le 20 janvier, une cotisation qui sera composée :

• D’une partie fixe de 410€ en 2023 qui sera revalorisée de 3.50%/an
• D’une partie variable calculée avec la formule suivante : (cotisations de l’année précédente revalorisées de 3.50% – le total des cotisations fixe) x nombre de licences compétition de l’année précédente de l’ASA)

ARTICLE 6 : Inscriptions des épreuves au calendrier de la FFSA :

1. Chaque année, et sauf consignes contraires données par la ligue, les ASA doivent proposer à la ligue les dates et épreuves qu’elles souhaitent inscrire au calendrier fédéral.
2. La date limite d’inscription sera le 20 juin de l’année en cours pour le calendrier de l’année suivante.
3. Toute proposition d’inscription parvenant après le 20 juin jusqu’au 30 septembre de l’année en cours ne sera acceptée qu’après accord du bureau de la ligue. Dans ce cas, ces épreuves perdent leur priorité.
4. Le calendrier sera définitivement établi lors d’une réunion du comité directeur qui se tiendra après le 30 septembre de l’année en cours.
5. Les règles de priorité sont les suivantes :

• Les épreuves comptant pour un championnat de FRANCE dont la date est fixée par la FFSA.
• Les épreuves inscrites avant le 20 juin de l’année en cours.
• Les épreuves inscrites à la même date depuis plus de deux ans.
• Les autres épreuves.

ARTICLE 7 : Principes applicables :

1. Aucune épreuve, sauf accord des organisateurs administratifs, ne peut se dérouler à la même date qu’un rallye (régional, national)
2. Un changement de date après le 30 septembre de l’année en cours est possible à la seule condition que l’organisateur administratif présente les autorisations des épreuves se déroulant le même WE, dans la ligue ainsi que ceux de la semaine précédente et ceux de la semaine suivante.
3. Il devra y avoir, sauf dérogation du bureau de la ligue, au moins 15 jours entre deux épreuves de même catégorie.
4. L’organisateur technique d’une épreuve devra être en possession d’une licence délivrée par la FFSA et en cours de validité et une convention devra être signée avec l’organisateur administratif. La licence « organisateur » est très recommandée.
5.  Il appartiendra à chaque ASA d’accepter ou non qu’un organisateur technique puisse avoir une licence dans une autre ASA que celle avec laquelle il organise l’épreuve.

ARTICLE 8 : Changement d’ASA :

Un organisateur technique pourra demander l’inscription de l’épreuve qu’il organise dans une autre ASA que celle avec qui il organisait les années précédentes. Il devra obtenir l’accord écrit des deux ASA.

La demande sera motivée et sera étudiée par le comité directeur de la ligue qui devra donner une réponse dans un délai maximum de 6 mois.

Le changement d’ASA est autorisé si l’épreuve n’a pas été organisée par l’organisateur administratif au moins deux années consécutives. Les années ou l’épreuve a été annulée administrativement ne comptent pas.

Dans tous les cas, le comité directeur arbitrera toutes les demandes en dernier ressort.

(*) Une épreuve est définie par les lieux (Villes, communes) des départs et arrivées, des parcs de regroupement, des parcs fermés ou parc d’assistance ainsi que par la majorité les routes empruntées habituellement, même si ce n’est que partiellement.

ARTICLE 9 : Refus d’inscription d’une épreuve :

Le comité directeur de la ligue pourra refuser l’inscription d’une épreuve dans les cas suivants :

• Demande d’inscription parvenue hors délais.
• Si l’ASA (organisateur administratif) ou l’organisateur technique n’est pas en règle avec la ligue.
• Si le rapport d’observation des années précédentes n’est pas pris en considération par l’organisateur technique et que l’épreuve n’est pas organisée selon les règles.
• Si la date demandée par l’ASA est jugée incompatible par le comité directeur.
• Tout autre motif qui ne sera pas jugé acceptable par le comité directeur.

ARTICLE 10 : MODALITES D’INSCRIPTION, CHANGEMENTS DE DATE et ANNULATIONS :

A partir de la validation du calendrier par le comité directeur (avant le 15 octobre de l’année en cours)

1. Tout changement de date pourra donner lieu à une pénalité de 30% du montant des droits d’inscription. Cette pénalité s’ajoute aux pénalités demandées par la FFSA.
2. Toute annulation demandée par un organisateur pourra donner lieu à une pénalité de 50% du montant des droits d’inscription. Cette pénalité s’ajoute aux pénalités demandées par la FFSA
3. Toute inscription d’une nouvelle épreuve après cette date donnera lieu à une pénalité de 20% des droits d’inscription à la FFSA.

ARTICLE 11 : PAIEMENT DES COTISATIONS, DROITS D’INSCRIPTION et PENALITES :

Toutes les sommes dues à la ligue sont :

• Exigibles à la réception des factures envoyées par la ligue dans un délai de 10 jours à réception.
• Sous l’entière responsabilité des ASA en cas de défaillances éventuelles des organisateurs techniques
• En cas de dépassement des délais, une pénalité de 5% par mois de retard (mois entamé) sera appliquée pendant 3 mois maximum. Au-delà de ce délai, le bureau de la ligue jugera des moyens à employer pour que la facture soit réglée.
• Aucune cotisation ne peut être demandée lors de la délivrance d’un RP ou en plus des droits d’inscription prévues par la FFSA (sauf Géolocalisation et/ou cotisation du challenge des commissaires)

En ce qui concerne les droits d’inscription des épreuves, ils doivent être joints à la demande de visa. En cas de non-règlement des droits et du chèque de garantie de la cotisation matériel le dossier ne sera pas étudié et la demande de visa ne sera pas transmise à la FFSA.

CHEQUE DE GARANTIE des COTISATIONS MATERIEL : La demande de visa doit être accompagnée obligatoirement par un chèque du montant de la cotisation matériel, cotisation fixée chaque année par l’assemblée général. Ce chèque ne sera mis en banque au plus tôt 10 jours après la date de l’épreuve sauf avis contraire de l’organisateur pour des cas exceptionnels acceptés par le bureau.

ARTICLE 12 : OBSERVATIONS DES EPREUVES :

Pour les épreuves qui ne sont pas observées par la FFSA, la ligue pourra désigner un observateur. Les frais de déplacement de l’observateur restent à la charge de la ligue et seront rembourses selon le barème de remboursement des frais de mission. Les frais d’hébergement et de restauration restent à la charge de l’organisateur. Celui-ci doit fournir un véhicule et le carburant dès son arrivée jusqu’à son départ si l’observateur en fait la demande. Il est admis que le rôle d’observateur soit compatible avec celui de « tricolore »

ARTICLE 13 : Fonctionnement de la ligue de Karting :

La ligue de Karting des Hauts-de-FRANCE a son autonomie financière et sportive. Les ASK sont dispensés de cotisation pour autant qu’ils payent une cotisation à la ligue de Karting. Elle gère le calendrier karting.

Un représentant du Karting (Le Président) sera invité à assister aux réunions du comité directeur de la ligue.

ARTICLE 14 : Championnat de la ligue :

Chaque année, en octobre ou novembre de l’année en cours, le comité directeur de la ligue établi un règlement des championnats de la ligue de l’année suivante.

La remise des prix est financée par une cotisation prélevée sur chaque organisation selon le barème fixé par l’assemblée générale.

Elle est organisée par la ligue et par une association qui a été retenue après avoir fait acte de candidature au plus tard pour le 1^er juillet de l’année en cours. Chaque candidature devra fournir un dossier sur les lieux qui seront utilisés et sur le budget prévisionnel.

La date fixée est, sauf situation exceptionnelle, le 2^ème samedi du mois de janvier à 16h00.

ARTICLE 15 : SERVICE MATERIEL :

La ligue dispose de matériel adapté au sport automobile qu’elle met à disposition des organisateurs contre la perception d’une cotisation fixée chaque année par l’assemblée générale.

Ce matériel est composé principalement :

• Des moyens de transport du matériel : Fourgon, remorque, caravane de chronométrage
• L’informatique pour les classements et le suivi.
• De 6 valises de chronométrage.
• D’horloges de départ.
• D’un réseau radio VHF couvrant au maximum les rallyes avec 3 ES sur des fréquences différentes.
• D’un suivi par géolocalisation pour 187 voitures et voitures d’encadrement.
• De bascule de pesage.
• Divers matériels : panneaux FIA, tables, Chaises, Horloges….

Le service matériel est basé dans le local de SEHEN. Un collaborateur technique est chargé de la mise en place, du transport et de l’entretien.

La ligue a une obligation de moyens mais pas de résultat et l’organisateur technique DOIT collaborer sans réserve à la mise en place de ce matériel, notamment à la recherche des points hauts et selon les directives définies par le bureau de la ligue, étant entendu que l’organisateur technique DOIT mettre à la disposition du collaborateur de la ligue, une personne qui lui est affectée pour l’aider dans son travail.

Les organisateurs techniques doivent

• Payer la cotisation prévue et fixée par l’assemblée générale chaque année (comme stipulé à l’article 11 ci-dessus).
• Retourner les documents qui leurs seront demandés et notamment, envoyer un dossier complet au service matériel, dossier comprenant au minimum les cartes des ES avec les PK, l’implantation détaillée du P.C. et des différents parcs et le timing horaire.
• Envoyer au service matériel, la liste des concurrents engagés au fur et à mesure des réceptions et la totalité à la clôture des engagements.

Un organisateur qui ne respecte pas les procédures pourra être sanctionné.

Un organisateur pourra refuser le matériel ligue dans les conditions suivantes :

• Il refuse TOUT le matériel
• Il doit prévenir la ligue au plus tard 3 mois avant la date de l’épreuve
• Il devra payer une pénalité de 80% de la cotisation matériel
• La prestation choisie devra être supérieure à celle proposé par la ligue.

GEOLOCALISATION : La ligue met à la disposition des organisateurs un matériel de géolocalisation. Ce matériel est basé à SEHEN au local technique Cette base pourra être transférée en tout autre lieu du territoire de la ligue après approbation par le bureau.

Le matériel de géolocalisation sera amené et repris par le collaborateur de la ligue, en même temps que le reste du matériel (radio, informatique etc…) IL SERA REMIS A L’ORGANISATEUR TECHNIQUE A SON ARRIVEE SUR LES LIEUX ET QUI EN AURA ALORS LA GARDE. Il devra en assurer la distribution et le ramassage. Le matériel sera remis au collaborateur de la ligue avant son départ.  

ARTICLE 16 : OBLIGATIONS DES ASA :

Les ASA doivent avoir des statuts à jour correspondants aux statuts types « ASA » élaborés par la FFSA. Si ce n’est pas le cas, les ASA doivent les mettre à jour lors de leur prochaine assemblée générale. Ils doivent être communiqués à la ligue à chaque modification et à chaque demande.

Les AS doivent chaque année, après leur assemblée générale, envoyer à la ligue le rapport moral, et le rapport financier, la liste des membres du comité directeur élus, la liste des membres composant le bureau, le PV de l’élection si c’est le cas, et le nom du délégué à l’assemblée générale de la ligue, lequel doit être élu par l’assemblée générale.

Les AS doivent signer avec les organisateurs techniques, une convention définissant les rôles de chacun et qui s’inspire des conventions type définies par la FFSA. Cette convention doit être annexée au dossier de demande de visa envoyé à la ligue.

ARTICLE 17 : CHARTE DE BONNE CONDUITE ENTRE ASA & ORGANISATEURS TECHNIQUES :

Les ASA & les organisateurs techniques doivent respecter et appliquer les règles édictées par la chartre de bonne conduite ci-après annexée.

Toute modification de la charte ne peut être effectuée sans l’accord de l’assemblée générale.

Le non-respect d’une ou des obligations fixées par la charte de bonne conduite est susceptible d’entrainer la transmission par le bureau de la ligue des Hauts-de-FRANCE à la FFSA d’une demande de sanction disciplinaire à l’encontre de l’ASA ou de l’organisateur technique.

ARTICLE 18 : COTISATIONS – REMBOURSEMENT DES FRAIS :

L’assemblée générale de la ligue fixe, chaque année, les montants :

• Des cotisations ASA / Ligue selon l’article 5 du présent règlement intérieur.
• Les taux remboursements des frais de mission pour les élus et des intervenants désignés par la ligue.
• Le montant des cotisations « matériel » et leur mode de perception.
• Le montant des cotisations « championnat »

ANNEXE 1 : CHARTE DE BONNE CONDUITE ENTRE ASA (organisateur administratif)

Le présent règlement intérieur a été approuvé par le Comité Directeur de la ligue du 03 octobre 2023 à Boves